6 de marzo de 2024
CIRCULAR NÚM. 13, AÑO 2023-2024
DECANOS(AS) Y DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS
Anaisa M. López Cedrés
Decana
FECHAS LÍMITES PARA EL TRÁMITE DE REQUISICIONES, OBLIGACIÓN DE FONDOS PARA ACTIVIDADES PROGRAMADAS ENTRE ABRIL Y JUNIO DE 2024 – CIERRE OPERACIONES FINANCIERAS AÑO 2023-2024
TRÁMITE DE REQUISICIONES
Se establece como fecha límite el 31 de marzo de 2024 para someter a la Oficina de Compras y Suministros las requisiciones para la compra de materiales y servicios no personales con el fondo 20110 y el nuevo fondo 20132. Luego de esta fecha, la Oficina de Compras solo procesará requisiciones de extrema urgencia, las cuales deben estar debidamente justificadas. La señora Yahaira Ramírez Silva, directora de la Oficina de Compras y Suministros, evaluará cada caso y recomendará su aprobación, luego de tomar en consideración todos los elementos que dan base a la urgencia de la petición.
El procedimiento a seguir en el sistema UFIS por el funcionario que registre la solicitud de extrema urgencia, con la responsabilidad de “Requisition Entry II” es el siguiente: registrar la requisición, seleccionar el nombre de la persona que tiene la facultad de someter la requisición y la cuenta que va a financiar la compra. Luego de sometida, referir al señor Díaz Labrador, mediante la opción de “approve and foward”, para la aprobación final.
La fecha establecida no aplica a las compras de proyectos financiados con fondos externos o cualquier otro fondo no recurrente.
OBLIGACIÓN DE FONDOS PARA LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS ENTRE ABRIL Y JUNIO DE 2024
Se establece la fecha límite de martes 30 de abril para obligar los balances asignados en el fondo 20110 para las actividades programadas entre abril y junio. Las unidades enviarán a la Oficina de Contabilidad las obligaciones misceláneas para separar los dineros de estas actividades, se requiere que los fondos estén ubicados en los códigos “parents” que correspondan para procesar las mismas. Después de esta fecha la Oficina de Presupuesto procederá a transferir los balances no utilizados para reasignarlos a proyectos institucionales prioritarios.
CERTIFICACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRAS 2023-2024 PARA CIERRE Y CONTABILIZACIÓN EN SISTEMA
Se establece como fecha límite el viernes 31 de mayo para someter a la Oficina de Compras y Suministros las certificaciones de las órdenes de compra generadas en periodos finalizados en o antes del 31 de marzo. Luego de esta fecha, la Oficina de Compras solo procesará requisiciones de suplidores que hayan completado sus entregas y las mismas haya o estén en el proceso de ser pagadas. El señor Díaz Labrador evaluará cada caso y recomendará su aprobación, luego de tomar en consideración todos los elementos que dan base a ser completada la orden junto a la Oficina de Preintervención y Contabilidad.
Recabo la colaboración y cumplimiento con las fechas límites establecidas.