- Archivo: se define como la institución donde se reúnen uno o más conjuntos de documentos producidos como resultado de las funciones de personas, entidades públicas o privadas ordenados y conservados con arreglo a métodos científicos, respetando el orden de procedencia, en las debidas condiciones y atendido por personal capacitado. En un sistema de gestión integral de la documentación, el archivo se divide en subsistemas: archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico.
- Archivo de Oficina: en él se conservan los documentos producidos que están en plena vigencia jurídica y administrativa, que pueden ser de consulta continua para ofrecer información y testimonio, para luego transferirlos al archivo central una vez finalizado su trámite y cuando la consulta no es constante.
- Archivo Central: éste coordina, controla el funcionamiento de los archivos de oficina y conserva los documentos transferidos, en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia a un archivo intermedio o a un archivo histórico.
- Archivo Histórico: es el que conserva permanentemente los documentos que evidencian los sucesos ocurridos en el transcurso del tiempo, relacionados con el desarrollo de la institución. También recibe documentos históricos a través de donaciones y adquisiciones, entre otros, con el objeto de ser recursos para el fortalecimiento de la investigación.
- Clasificación: es una operación de tipo intelectual y material que supone dividir o separar los documentos en clases, agrupándolos en series documentales por su función administrativa y en fondos por la dependencia que las produjo (Rectoría, Decanato, Facultad, Sistema de Bibliotecas, División, Programa, Departamento, Escuela, Junta, Senado Académico, Oficina, Sección o División). Este proceso de identificar los documentos, requiere hacer una evaluación del contenido de éstos para determinar su valor. Mediante este proceso, se establece el término de conservación y eliminación del documento, al identificarlo previamente como uno administrativo, fiscal, histórico, esencial, cubierto por legislación, cubierto por disposiciones en un contrato o porque sea un título de propiedad.
- Conservación: es la actividad que comprende las actuaciones preventivas para que los documentos se salvaguarden en tanto duren sus valores. Estas actuaciones preventivas son de diversa índole. Desde la debida selección de los soportes y tintas de los documentos, el cuidado de su utilización, hasta las instalaciones adecuadas que han de tener en cada uno de sus archivos, entre otras.
- Disposición de documentos: es cualquier actividad relacionada con la destrucción de documentos que ya han cumplido su período de retención fijado y han perdido toda utilidad para la actividad del organismo, autorizada por la Administración de Servicios Generales, según establecido en su Reglamento Número 4284 (1990).
- Documento administrativo: documentos que establecen política institucional o están relacionados con los procedimientos, funciones, operaciones administrativas o académicas.
- Documento duplicado: copias adicionales de un mismo documento. A estos documentos se les fijará un término de conservación igual o menor que al documento oficial.
- Documento esencial: documentos utilizados para enfrentar situaciones de emergencia o necesarios para la recuperación y restauración de estructuras físicas, servicios y operaciones de la Universidad.
- Documento fiscal: documentos utilizados para procesar, registrar, resumir e informar transacciones financieras de la Universidad, entre los cuales se incluyen los de recaudaciones, obligaciones o desembolsos de fondos, estados financieros, asignaciones y transferencias de presupuesto, ayudas económicas a estudiantes, pagos de matrícula, entre otros.
- Documento histórico: documentos que evidencian de forma muy amplia, exacta y completa los sucesos ocurridos en el transcurso del tiempo, relacionados con el desarrollo de la Universidad.
- Documentos inactivos: son documentos oficiales de poco o ningún uso, los cuales no son necesarios conservar en la oficina a la que pertenecen. Los mismos serán conservados en el Archivo Central de la unidad institucional correspondiente, conforme a su clasificación y término de conservación fijado.
- Documento original: se refiere al documento original de uso oficial para la institución o la copia que lo sustituye. La copia se designa como documento oficial cuando, en ausencia de un original, es necesario que la oficina que tiene mayor relación con el documento la conserve por el término que establece este Reglamento para evidenciar transacciones realizadas.
- Documento privado: todo documento en el que se identifique por su nombre, o que permita identificar por su nombre, a una o más personas, y que contenga información relativa a algún aspecto de la intimidad o de la vida privada de tales personas.
- Documento privilegiado: todo documento cuyo acceso esté limitado o excluido por algún privilegio o principio de confidencialidad reconocido por ley, por la jurisprudencia, mediante el presente reglamento, o por determinación expresa de la Junta de Síndicos.
- Eliminación: se puede definir como la tarea de destrucción física de los documentos de archivo que han perdido sus valores o que se identifican como duplicados, una vez asegurada la conservación del original, o la destrucción de papeles no considerados documentos públicos.
- Ordenación: es una tarea que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido, según el criterio que resulte más adecuado y lógico para la localización y recuperación de los documentos, tanto en sus cartapacios, en sus archivadores o en sus anaqueles. Los tipos de ordenación son: cronológica, alfabética y numérica.
- Selección: es la operación intelectual y material de identificación, de evaluación y de localización de las series o fracciones de las series documentales que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los criterios y plazos establecidos a través de la Certificación Número 040 1998-1999, según enmendada, de la Junta de Síndicos. Seleccionar la documentación, presupone como una de sus tareas la eliminación de documentos que han perdido sus valores, ya sea administrativo, fiscal o legal; o que no se prevé que tengan valor histórico.
- Transferencia: es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro en la medida en que va disminuyendo la frecuencia de su consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.