Para poder administrar adecuadamente en el Archivo Central el Plan de Retención de Documentos Públicos, cada director de oficina o su representante autorizado deberán realizar una serie de operaciones previas a la transferencia de los expedientes de documentos objeto de conservación. Estas operaciones previas comprenden, entre otras, la clasificación de los expedientes (Artículo VIII – Clasificación de los Documentos) y la ordenación de los documentos en los correspondientes expedientes, en algunos casos, de acuerdo con la reglamentación universitaria que le corresponda. Más adelante, entonces los encargados de los archivos de oficina deben preparar los expedientes de documentos tomando en consideración lo siguiente:
- Quitar todos aquellos elementos que afecten a su conservación: gomas, presillas (clips), herrajes y fastener, entre otros.
- Prescindir de sobres manila, carpetas de anillas y papel carbón, entre otros.
- Comprobar que no falte ningún documento dentro de cada expediente y que estén ordenados de acuerdo con la reglamentación universitaria que le corresponda.
- Colocar los expedientes que se van a retener en el Archivo Central únicamente en cajas de cartón corrugado provistas por el Archivo (5” ancho x 10 1/2” alto x 16” largo).
- Por ningún motivo se colocarán en las cajas documentos que no formen parte de un expediente.
- Se procurará que la cantidad de documentos contenidos en cada caja sea la justa, es decir, que no sobre ni falte porque:
- Si la caja no está completamente llena se deteriorará al transportarse y también no se aprovecha el espacio de su contenido al colocarse en el anaquel del Archivo Central.
- Por el contrario, si la caja está llena en exceso puede abrirse y romperse.
- No se mezclarán en una misma caja expedientes de documentos inactivos que su utilidad ha concluido, con:
- documentos educativos generados u obtenidos por profesores como parte de sus funciones en la docencia.
- material bibliográfico, tales como libros, revistas, periódicos, fotografías, películas o cualquier otro documento informativo adquirido únicamente para propósitos de exposición, consulta o relacionados con la producción, publicación o venta.
- documentos informativos o de referencia como convenios, guías telefónicas, folletos, opúsculos, boletines y catálogos para la adquisición de materiales, equipo y/o mobiliario
documentos educativos no recibidos oficialmente en la Universidad de Puerto Rico que son utilizados de forma privada por funcionarios. - documentos educativos o culturales transferidos a la Universidad de Puerto Rico por determinación del Director del Archivo General de Puerto Rico, salvo excepciones autorizadas por el Archivo Central.
- documentos legales que establezcan jurisprudencia o de casos de corte que no prescriban, salvo excepciones autorizadas por el Archivo Central.
- libretas de apuntes (encuadernadas o sin encuadernar), salvo excepciones autorizadas por el Archivo Central.
- No se mezclarán en una misma caja expedientes de documentos con soportes de información diferentes, tales como:
- fotográfico (fotos, negativos, diapositivas, transparencias, radiografías)
cartográfico (mapas, dibujos técnicos, planos) - gráfico (postales, invitaciones, programas, catálogo de exposiciones)
- audiovisual y tecnológico:
- película (film format), microfilm o microficha
- cinta magnética para audio o vídeo (compact cassette o VHS)
- disco magnético, flexible (floppy disc), disco compacto (CD-compact disc rewritable digital format for all media) o CD ROM (compact disk-read only memory)
- fotográfico (fotos, negativos, diapositivas, transparencias, radiografías)
- Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar que no falta ninguno
- A cada caja se le dará un número de orden correlativo que la identificará, empezando desde el número 1 y que coincidirá con el número de caja indicado en el formulario Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central.
- En el frente de la caja se colocará un marbete que indique lo siguiente (Artículo XI B – Transferencia de Documentos al Archivo de Documentos Inactivos):
- Dependencia del Recinto de Río Piedras.
- Contenido de la caja, como por ejemplo:
- Expedientes de labor realizada en Comités (1983-1990).
- Años comprendidos de los expedientes de documentos que contenga la caja, desde la más antigua a la más reciente, como por ejemplo: 1983-1985.
- Número de caja.
Una vez se lleven a cabo las tareas de preparación de los documentos, se llenará el formulario Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central. Luego de aprobado por el Archivo Central el formulario debidamente completado en todas sus partes (las que apliquen a cada situación), el director de oficina o su representante autorizado coordinará el envío con el personal del Archivo Central, a través de las extensiones telefónicas 5332, 5334 y 5336 para tramitar la entrega física de los expedientes a través de la Oficina para la Conservación de las Instalaciones Universitarias (OCIU).